¿Te piden “prestar la experiencia” para una licitación? Haz debida diligencia antes de firmar
“Solo necesitamos tus certificados. Te damos el 5 % y nosotros hacemos todo”.
La propuesta puede parecer sencilla. Pero si tu empresa entra a un consorcio o a una unión temporal, será parte del proponente desde que se presente la oferta. Si les adjudican el contrato, responderá por su cumplimiento aunque otro integrante se haya comprometido a ejecutarlo.
Aportar experiencia es válido si se hace conforme al pliego y a los documentos tipo, cuando apliquen. Antes de aceptar, necesitas saber con quién te vas a asociar, qué se presentará a nombre de tu empresa y si el equipo propuesto tiene cómo cumplir lo que ofrecerá. Para eso sirve una debida diligencia empresarial con enfoque en contratación pública.
¿Qué compromete tu empresa si participa con el 5 %?
En un consorcio, los integrantes responden solidariamente por las obligaciones de la propuesta y del contrato. El incumplimiento de uno puede afectar a todos, aunque la tarea estuviera asignada a un solo integrante. En una unión temporal también hay solidaridad por el cumplimiento de la propuesta y del objeto contratado. Las sanciones por incumplimiento se imponen según la participación de cada integrante en la ejecución. Por eso importa dejar claro qué hará cada uno. Cualquier cambio en los términos o el alcance de esa participación requiere el consentimiento previo de la entidad contratante.
Supón que tu empresa aporta la experiencia y el otro integrante se encarga de financiar y ejecutar la obra. Si a los dos meses se queda sin caja para pagar la nómina y comprar materiales, la entidad puede exigirle a tu empresa que responda por el cumplimiento del contrato. Si para sostener la obra te toca cubrir esos gastos, recuperar el dinero dependerá, entre otras cosas, de lo que hayan pactado y de la solvencia del otro integrante.
Qué debe esclarecer la debida diligencia
La revisión empieza por identificar a los demás integrantes. ¿Quién controla cada empresa? ¿Quién tiene facultades para firmar? ¿Quién estará al frente del contrato en la práctica? Conviene contrastar lo que te cuentan con los documentos societarios, el Registro Único de Proponentes (RUP), cuando corresponda, y la información disponible en el SECOP. Si encuentras multas o incumplimientos, revisa a qué contratos corresponden, qué decidió la entidad y cómo terminó la ejecución.
Ese historial se lee a la luz del proceso concreto. Una inhabilidad de un integrante o la falta de un requisito habilitante que no pueda subsanarse puede dejar por fuera a todo el grupo. En los procesos a los que se aplica el artículo 58 de la Ley 2195 de 2022, una multa o cláusula penal impuesta a uno de los integrantes durante el año anterior a la fecha prevista para presentar ofertas puede reducir en un 2 % del puntaje total del proceso la calificación del consorcio o de la unión temporal. La norma prevé excepciones.
Luego está la capacidad real de ejecución. Pide estados financieros recientes y revisa el flujo de caja del proyecto. ¿Quién paga la nómina y los proveedores mientras llega el primer desembolso? Si se retrasa, ¿con qué recursos se sostiene la operación? Verifica también que el personal clave, los equipos y los subcontratistas estén disponibles en las fechas del contrato, teniendo en cuenta los demás proyectos que ya tienen en marcha.
Por último, lee juntos el pliego, la oferta y el acuerdo. Comprueba cómo se acredita la experiencia de tu empresa y revisa la versión final de las certificaciones y de la oferta antes de autorizar su presentación. En el acuerdo, deja por escrito quién aporta qué, cuáles son las facultades del representante, cómo tendrá acceso tu empresa a las cuentas y comunicaciones del proyecto y qué podrá hacer si otro integrante deja de aportar o de cumplir.
La revisión debe darte elementos para decidir si firmas y bajo qué condiciones. Si te apuran porque se acerca el cierre, te piden firmar documentos en blanco o te aseguran que podrás retirarte después «sin problema», aplaza la firma hasta aclararlo. Hazte una pregunta antes de comprometer a tu empresa: si mañana quien se ofreció a ejecutar se queda sin recursos, ¿qué tendría que asumir tu empresa y con qué podría hacerlo?
En López & Castellanos Abogados somos especialistas en debida diligencia empresarial aplicada a la contratación pública. Verificamos a los posibles integrantes, su historial y su capacidad de ejecución, y contrastamos esos hallazgos con el pliego, la oferta y el acuerdo. Así puedes decidir, antes de firmar, si te conviene participar y qué condiciones necesitas negociar para asumir el compromiso. Hablemos de tu caso.