Proceso sancionatorio contractual. Qué revisar antes de la audiencia

Si una entidad estatal cita a tu empresa por un presunto incumplimiento, empieza por ubicar la obligación que está en discusión. Lee qué dice la entidad que ocurrió y busca los documentos que permitan comprobarlo. Esa primera revisión te ayudará a decidir en qué concentrar los descargos.

En las actuaciones que adelantan las entidades sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública bajo el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, el contratista puede dar sus explicaciones en audiencia, aportar pruebas y controvertir las de la entidad. Ley 1474 de 2011, artículo 86.

1. Lee la citación con el contrato a la mano

Confirma la fecha, la hora y el lugar de la audiencia. Después, revisa la citación junto con el informe de supervisión o interventoría que debe acompañarla. Ubica en el contrato y sus otrosíes las cláusulas que la entidad considera infringidas y fíjate en las consecuencias que anuncia. Si la garantía de cumplimiento se otorgó mediante una póliza de seguros, la entidad también debe citar al garante. Ley 1474 de 2011, artículo 86, literal a).

2. Reconstruye lo ocurrido con los documentos del contrato

Arma una cronología. Para cada hecho, anota cuándo ocurrió, con qué obligación se relaciona y en qué documento consta. Reúne las actas, los informes, las comunicaciones y los cronogramas pertinentes. Conserva los originales con sus fechas.

Si la discusión es por un atraso en una obra, cruza el cronograma que regía en ese momento con las actas de entrega de frentes y las comunicaciones sobre cambios de alcance. Así podrás mostrar, por ejemplo, cuándo quedó disponible un frente y qué actividades dependían de su entrega.

3. Prepara los descargos y la eventual reposición

Revisa con el equipo técnico y jurídico qué puntos del informe vas a controvertir, qué documentos llevarás a la audiencia y qué pruebas adicionales pedirás. Acuerden quién está en mejores condiciones de explicar cada punto.

Deja tiempo para preparar también la reposición. La resolución se entiende notificada en la audiencia y contra ella solo procede ese recurso. Si decides interponerlo, tendrás que sustentarlo en la misma audiencia, y allí mismo lo resolverá la entidad. Ley 1474 de 2011, artículo 86, literal c).

¿Tu empresa recibió una citación? En López & Castellanos Abogados acompañamos a contratistas del Estado en la revisión de la actuación, la preparación de los descargos y la defensa en audiencia. Hablemos de tu caso.